Prenez note que les bureaux de la ChAD seront fermés du 24 décembre 2021 au 2 janvier 2022 inclusivement. 

  • Que vous soyez un consommateur ou un certifié, vous pouvez nous écrire à info@chad.qc.ca ou en utilisant le formulaire électronique pour toute question. 
  • Si vous êtes certifié et que vous éprouvez des difficultés techniques avec une formation ou avec votre mot de passe ÉduChAD, vous pouvez communiquer avec notre fournisseur Connexence les 27, 28 et 29 décembre au 418 380-5815. Pour toute autre question reliée à votre dossier de formation UFC, vous pouvez nous écrire à formation@chad.qc.ca.

Nous répondrons aux demandes à partir du 3 janvier 2022. 

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Tenue de dossiers-clients et notes aux dossiers

Pour les experts en sinistre

L’expert en sinistre a l’obligation de tenir adéquatement ses dossiers de réclamation, mais également d’y inclure le contenu exigé légalement et d’y inscrire des notes complètes et objectives concernant les échanges, les conversations, les actions posées et les conseils fournis aux sinistrés. Qui plus est, l’utilisation d’un système informatique de gestion documentaire ne diminue pas ces obligations.

Quelques-unes des obligations de l’expert en sinistre :

  • Rédaction et conservation des documents et des renseignements exigés
  • Tenue de dossiers ordonnée et complète, et ce, incluant le travail effectué sur la route
  • Notes aux dossiers précisant la date, les détails et l’auteur.

Contenu minimal exigé au dossier de réclamation :

  •  Informations de base telles les coordonnées, le numéro de référence du dossier et du contrat d’assurance, la date et la nature du sinistre, etc.
  • Documents à conserver selon les circonstances, notamment le formulaire de consentement, la déclaration initiale de sinistre, des photos, la liste des biens, les devis, les échéanciers et l’estimation des coûts des travaux
  • Notes au dossier complètes et objectives contenant des faits et des détails concrets, entre autres, les conversations téléphoniques, les demandes du sinistré, les informations et explications fournies ainsi que les échanges avec les intervenants impliqués.

Pour de plus amples détails, consultez la procédure ci-dessous.

Vous y trouverez notamment :

  • Obligations du cabinet
  • Obligations de l’expert en sinistre
  • Précisions pour experts en sinistre indépendants
  • Contenu minimal du dossier de réclamation.

Pour les agents ou courtiers en assurance de dommages

​​La tenue adéquate des dossiers-clients et les notes aux dossiers visent à répondre d’une manière professionnelle aux attentes réglementaires et déontologiques touchant notamment :

  • les échanges et les conversations avec les assurés;
  • les conseils fournis aux assurés;
  • les actions exécutées.

Quelques-unes des obligations du courtier ou de l’agent :

  • Déposer soigneusement au dossier du client tous les documents et y consigner tous les renseignements exigés dans la présente procédure.
  • Tenir ses dossiers-clients de façon ordonnée et complète de telle manière que n’importe quel représentant du cabinet puisse en assurer le suivi et répondre aux demandes du client, le cas échéant.
  • Consigner des notes aux dossiers lisibles et ordonnées.

Pour de plus amples détails, consultez les documents ci-dessous.

Vous y trouverez notamment :

  • Ce que les cabinets et les représentants doivent faire pour tenir adéquatement leurs dossiers-clients.
  • Des précisions sur l’utilisation de portails informatisés offerts par les assureurs.
  • Ce que doit contenir un dossier-client.
  • Une remarque importante sur les systèmes de gestion documentaire informatisée sans papier (paperless ou paperfree).