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Supervision d’employés

Dans un contexte de protection du public, la supervision des employés ne doit pas être prise à la légère. Bien que les employés certifiés en assurance de dommages soient, en tant que professionnels, responsables des actes qu’ils accomplissent, les employeurs doivent mettre en place les mesures nécessaires pour s’assurer de la conformité des activités réalisées dans leur cabinet.

Les obligations du certifié

Les employés certifiés, soit les agents et courtiers en assurance de dommages ainsi que les experts en sinistre, doivent respecter leur code de déontologie1. Leurs obligations déontologiques vont d’ailleurs au-delà des directives d’un employeur. Autrement dit, un professionnel certifié ne peut pas accepter d’effectuer des tâches qui vont à l’encontre de son code de déontologie, et ce, même si ces tâches ont été demandées par l’employeur, le gestionnaire ou le superviseur. Le certifié doit préserver son indépendance professionnelle afin d’adopter un comportement déontologique et éthique en tout temps.

Un certifié qui occupe également une position de gestionnaire ou de superviseur au sein d’un cabinet a l’obligation de respecter son code de déontologie dans les actes qu’il accomplit et dans les tâches qu’il demande aux employés qu’il supervise, que ceux-ci soient certifiés ou pas.

Les responsabilités du superviseur, certifié ou non

  • Ne jamais imposer des directives ou des tâches allant à l’encontre du code de déontologie du certifié.
  • S’assurer que son personnel est toujours dûment certifié et qu’il remplit ses obligations de formation continue (voir l’encadré ci-dessous pour vous créer un compte Employeur sur ÉduChAD).
  • Il doit veiller à la discipline de ses employés et s’assurer qu’ils agissent conformément à la Loi sur la distribution de produits et services financiers et ses règlements.
  • Dans le cas d’un employé visé par l’article 5472, la responsabilité du superviseur certifié ne se limite plus à avoir mis en place un encadrement approprié. Il est directement responsable du travail réalisé par cet employé. L’employé « 547 » peut également être supervisé par un collègue certifié en assurance de dommages dans le cas où son superviseur n’est pas certifié. C’est le collègue certifié qui devient alors responsable du travail de l’employé « 547 ».
  • Il doit respecter ses obligations de supervision. 

Un employeur peut consulter le dossier de formation de ses employés en se créant un compte Employeur sur ÉduChAD. Il peut ainsi consulter le cheminement en formation continue de ses employés certifiés en assurance de dommages.

L’obligation de supervision du cabinet 

En tant qu’organisme de réglementation et d’encadrement du secteur financier du Québec, l’Autorité des marchés financiers (l’Autorité) est responsable de l’encadrement et du droit de pratique d’une entreprise du secteur financier et donc des cabinets en assurance de dommages. Pour en savoir plus, visitez le site de l’Autorité. Voici un survol de certaines obligations du cabinet en ce qui concerne la supervision des employés.

Les cabinets doivent introduire des mesures de contrôle et de surveillance des activités de leurs employés. Ces mesures visent à garantir que les activités professionnelles du cabinet sont accomplies conformément à la Loi et à ses règlements, incluant les codes de déontologie applicables.

Une fois ces mesures mises en place, le cabinet doit s’assurer qu’elles sont efficaces et veiller à ce qu’elles soient connues et respectées de tous. Il doit également faire les suivis qui s’imposent.

Exemples de moyens à la disposition du cabinet pour remplir ses obligations de supervision :

  • Mesures de contrôle
  • Procédures, politiques et directives écrites
  • Audits de dossier
  • Écoute de conversations téléphoniques
  • Évaluation des compétences et des connaissances des employés 
  • Rencontres d’information
  • Formations à l’interne ou à l’externe
  • Coaching 

En cas de plainte, le cabinet devra faire la preuve qu’il a pris toutes les dispositions pour éviter le manquement reproché et que le processus de supervision mis en place était de nature à prévenir la faute.

 

1.Code de déontologie des représentants en assurance de dommages et Code de déontologie des experts en sinistre

2. Un employé visé par l’article 547 ne détient pas de certification en assurance de dommages, mais il est autorisé à exercer certaines activités autrement réservées à un certifié en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers