Obligation de parler à tous les co-assurés
Le service Accent Déonto reçoit de nombreuses questions de professionnels qui cherchent à agir en respect de leurs obligations déontologiques. Parfois, les situations se compliquent. Voici quelques cas vécus qui soulèvent le même manquement : ne pas avoir parlé à tous les assurés désignés au contrat.
Propriétaire d’une résidence avec son conjoint, une femme appelle un agent pour souscrire un contrat d’assurance habitation. Après l’analyse des besoins, l’agent émet un contrat aux noms des deux propriétaires.
Un couple se sépare. La femme conserve la maison. Cette dernière, co-assurée au contrat d’assurance habitation, demande au courtier de retirer le nom de l’ex-conjoint au contrat bien qu’il soit encore co-propriétaire.
Que ce soit à la soumission pour souscrire un contrat, en cours de terme ou au renouvellement pour modifier, ajouter ou retirer une protection, ou encore pour supprimer un assuré, mettre fin au contrat ou pour déclarer un sinistre : la ChAD rappelle vos obligations lorsqu’il y a plusieurs assurés désignés au contrat.
Qui est désigné au contrat?
Sauf si une procuration ou une note au dossier précise que la personne avec qui vous communiquez est mandatée pour gérer le dossier de l’assuré, assurez-vous de parler à l’assuré ou, s’il y en a plusieurs, aux assurés désignés au contrat.
Même s’il s’agit d’une mère qui magasine l’assurance automobile de son enfant ou un petit-fils qui aide sa grand-mère pour son assurance habitation, vous devez en tout temps éviter qu’un tiers interfère dans le dossier de votre client[1] . Ce qui signifie que vous devez recueillir les renseignements nécessaires auprès des assurés désignés afin de pouvoir identifier leurs besoins et leur proposer le produit d’assurance qui convient[2]. Vous devrez ensuite leur décrire le produit proposé et la nature des protections avant la conclusion du contra[3] .
Soyez d’ailleurs vigilant si un conducteur occasionnel nommé au contrat d’assurance automobile ou si une personne habitant sous le même toit communique avec vous; bien qu’ils soient nommés et protégés par le contrat, seuls les assurés désignés aux conditions particulières sont habilités à demander des modifications ou à donner des instructions.
À la soumission
Un client souscrit une assurance automobile pour la voiture familiale. L’agente lui propose une assurance selon les instructions reçues et inscrit le nom des deux propriétaires du véhicule comme assurés désignés. Elle envoie une confirmation à son interlocuteur seulement.
L’agente aurait dû envoyer une confirmation aux deux assurés inscrits au contrat, sauf si l’un d’eux a désigné l’autre comme responsable du dossier. Le cas échéant, l’agente aurait dû obtenir le consentement à cet égard.
Que ce soit en assurance habitation, automobile ou des entreprises, si plusieurs assurés sont désignés au contrat, l’agent ou le courtier doit obtenir le consentement de tout un chacun. Cela dit, il est possible que le conjoint ou le partenaire d’affaires souhaite désigner l’un ou l’autre comme responsable du dossier. Un consentement écrit ou verbal doit alors être dûment consigné au dossier-client. Vous devriez également informer les co-assurés que ce consentement permettra à la personne responsable d’effectuer des modifications aux protections prévues au contrat. Ce consentement peut d’ailleurs être retiré en tout temps.
Un investisseur immobilier finance de nouveaux propriétaires de maison et offre un service clé en main incluant la souscription du contrat d’assurance habitation. Au nom des propriétaires, il souscrit les protections d’assurance auprès d’un courtier[4].
Le courtier ne doit pas se fier aux instructions de l’investisseur sans obtenir l’information et les instructions des propriétaires assurés désignés au contrat d’assurance. Il en irait de même si un concessionnaire automobile communiquait avec un agent ou un courtier pour procéder à un changement de véhicule au contrat d’assurance automobile de son client.
Rappelons que vous devez éviter qu’un tiers interfère dans le dossier de votre client [5], car celui-ci pourrait influencer l’analyse des besoins, notamment en fournissant des informations inexactes ou incomplètes. Par conséquent, puisque vous n’avez pas validé directement avec l’assuré, vous pourriez manquer à votre obligation de transmettre les renseignements nécessaires à l’assureur, ou mal comprendre et analyser les besoins de l’assuré, affectant ainsi les conditions de souscription et possiblement, causer d’importants préjudices à ce dernier.
Pour lire une autre histoire illustrant l’article 37(3), consultez le code de déontologie illustré des agents et courtiers.
Un propriétaire de véhicule communique avec son courtier pour souscrire un contrat d’assurance automobile. Selon ses instructions, le courtier nomme la conjointe de celui-ci comme assurée désignée au contrat, même si celle-ci n’a aucun intérêt assurable, n’étant ni propriétaire du véhicule, ni conductrice, ni créancière[6].
Le courtier n’aurait pas dû procéder à la souscription du contrat sans avoir ni communiqué avec l’assurée désignée au contrat ni avoir obtenu son consentement. Il a fait défaut d’agir en conseiller consciencieux en omettant d’éclairer l’assurée sur ses droits et ses obligations[7] . Il aurait notamment dû valider les informations nécessaires auprès de la conjointe et lui décrire le produit proposé en relation avec ses besoins[8] .
Demande de modifications au contrat
À la suite d’une séparation, un homme continue à habiter la maison seul, bien que son ex-conjointe en soit encore co-propriétaire. Il demande à son courtier de résilier son contrat d’assurance pour s’assurer auprès d’un autre assureur en tant que le seul propriétaire. La femme refuse de signer la résiliation du contrat puisque la maison est encore à leurs deux noms.
Le courtier ne peut donc pas résilier le contrat sans avoir le consentement de la femme également co-propriétaire et désignée au contrat d’assurance habitation. Même dans le cas où l’homme était désormais l’unique propriétaire et qu’il en soumettait une preuve, le courtier devrait valider avec la co-assurée si elle a encore des biens dans la maison avant de retirer son nom.
Deux associés d’affaires détiennent un parc de camions pour faire des livraisons. L’un des co-assurés appelle pour ajouter sa voiture personnelle à leur contrat d’assurance automobile des entreprises.
Toute modification au contrat d’assurance exige le consentement de tous les assurés désignés, sauf si une note au dossier indique que la personne qui vous contacte est mandatée pour représenter les autres assurés. Cela dit, l’associé responsable serait, par exemple, en mesure de demander l’ajout d’un camion à usage professionnel au contrat d’assurance automobile des entreprises. Cependant, si celui-ci demande l’ajout d’une voiture personnelle dont les primes seraient payées par les deux associés, le courtier pourrait questionner l’existence d’un intérêt assurable et devrait obtenir le consentement de l’autre co-assuré.
D’autre part, s’il s’agissait d’une résiliation de contrat, la demande pourrait être effectuée par la personne mandatée et responsable de l’assurance, mais une confirmation devra être envoyée à tous les co-assurés désignés au contrat.
Retirer un co-assuré au contrat
Un assuré appelle son courtier pour lui demander de supprimer une protection prévue au contrat d’assurance habitation, soit l’assurance pour une maison secondaire qui appartient dorénavant à son ex-conjointe. L’homme fournit un document notarié prouvant qu’il a cédé la maison et explique que son ex-femme a souscrit une autre assurance habitation pour cette maison.
Le courtier doit obtenir le consentement de la femme désignée au contrat sans quoi il ne peut pas retirer cette protection. Cette action pourrait causer un préjudice considérable à l’assurée advenant qu’elle n’ait pas encore souscrit une autre assurance pour sa maison. Si le courtier obtient toutefois la confirmation que cette dernière a bel et bien les protections nécessaires pour la maison concernée, il pourrait procéder à la demande de son client.
Une clinique dentaire détient un contrat d’assurance des entreprises avec cinq dentistes associés. Un des dentistes est nommé comme mandataire pour s’occuper des assurances. Ce dernier souhaite retirer un dentiste de l’assurance.
Bien qu’une personne soit nommée pour gérer le contrat d’assurance, lorsqu’il est question de retirer un co-assuré, l’agent ou le courtier doit obtenir le consentement du co-assuré visé avant de le retirer du contrat.
Propriétaire d’un salon de bronzage, une assurée décide de suspendre ses activités et d’entreposer ses huit appareils. Lorsqu’elle communique avec son courtier pour ajuster les protections à son contrat, elle réalise qu’un des appareils de bronzage inscrit au contrat appartient à une partenaire qui a quitté l’entreprise, elle en demande donc le retrait[9] .
Puisque l’appareil est inscrit au nom d’une autre assurée désignée au contrat, le courtier doit informer cette dernière avant de supprimer les protections d’assurance couvrant ses biens[10] .
Qui peut déclarer un sinistre?
Lors du renouvellement, une gestionnaire d’une coopérative d’habitation constate une augmentation considérable de la franchise du contrat d’assurance habitation. Son courtier l’avise qu’un membre et locataire a fait une réclamation au cours de l’année. Surprise, elle croyait être responsable de la coopérative et, par conséquent, la seule à pouvoir déclarer un sinistre.
Un syndicat de copropriété constate un dégât d’eau dans l’unité d’un copropriétaire. Puisque le montant est à peine au-dessus de la franchise, le syndicat choisit de ne pas réclamer. Insatisfait, et craignant une aggravation des dommages, le copropriétaire appelle lui-même l’assureur du syndicat pour entamer un processus de réclamation.
Toute personne qui a un intérêt assurable peut déclarer un sinistre et réclamer pour les dommages subis. Cependant, le responsable du dossier doit en être informé. Il est donc essentiel que l’agent ou le courtier note au dossier-client la ou les personnes mandatées et responsables pour traiter les demandes de réclamations afin qu’il puisse l’en informer le moment venu. Advenant un sinistre, l’expert en sinistre mandaté au dossier s’assurera de communiquer avec les personnes désignées au contrat pour assurer le suivi nécessaire et déterminer les instructions pour la suite du dossier.
Que faire si vous ne trouvez pas un co-assuré désigné au contrat?
Vous devez entreprendre les recherches nécessaires pour retrouver le client, par exemple en utilisant les données aux dossiers (institution financière, créancier, conjoint, employeur, référence) ou par une recherche Internet. Si vous avez les coordonnées, mais pas de retour aux tentatives de contact, envoyez à l’assuré une communication écrite avec un accusé de réception lui mentionnant le motif de vos démarches et l’importance qu’il communique avec vous.
Si vous échouez à obtenir une approbation d’un assuré avant d’effectuer des modifications au contrat, prenez une décision qui limite les préjudices pouvant lui être causés. Par exemple, advenant qu’un homme récemment divorcé veuille retirer la voiture de son ex-conjointe de son contrat d’assurance automobile, vous devrez obtenir le consentement de l’ex-conjointe avant de supprimer cette protection puisqu’elle est co-assurée. Malgré le fait que vous soyez incapable de joindre un assuré désigné, n’annulez jamais un contrat sans avoir pris les mesures raisonnables pour atténuer les préjudices potentiels et pour éviter qu’un assuré se trouve sans protection.
Somme toute, vous devez démontrer que vous avez pris les précautions raisonnables et fait preuve de diligence pour éviter les préjudices potentiels aux co-assurés, notamment par des recherches sérieuses afin de trouver la personne concernée et en ayant insisté auprès de cette dernière pour obtenir son consentement ou les renseignements nécessaires.
N’oubliez donc pas de noter votre dossier-client en inscrivant la liste des démarches entreprises et les résultats de vos recherches afin de démontrer que vous avez pris tous les moyens nécessaires et posé les gestes requis.
[1] Article 37(3) du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages.
[2] Article 27 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers.
[3] Article 28 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers.
[4] Chambre de l’assurance de dommages c. Filion, 2020-08-14(C).
[5] Article 37(3) du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages.
[6] Chambre de l’assurance de dommages c. Michaud, 2019-04-03(C).
[7] Article 37(6) du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages.
[8] Article 28 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers.
[9] Lire l’article Bien écouter, bien conseiller – Chambre de l’assurance de dommages (chad.ca)
[10] Article 37(4) du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages.
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