Consentement à la cueillette et à la communication lors d’une réclamation
Lorsqu’il mène une enquête, l’expert en sinistre doit obtenir le consentement du sinistré avant de recueillir et de communiquer des renseignements personnels portant sur ce sinistre. L’utilisation d’un formulaire de consentement est recommandée et vous permet de respecter les obligations prévues à votre Code de déontologie et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la LPRPSP).
La LPRPSP prévoit notamment que le consentement donné par le sinistré :
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doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques;
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doit être demandé en termes simples et clairs pour chacune des fins mentionnées;
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doit être présenté de manière distincte de toute autre information lorsque la demande de consentement est écrite;
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ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
La LPRPSP prévoit également que certaines informations doivent être communiquées au sinistré avant cette collecte, notamment :
- les fin(s) de la cueillette;
- les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
- les droits d’accès et de rectification aux renseignements personnels;
- le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements;
- au besoin, le nom du tiers pour qui la collecte est effectuée;
- la possibilité que ces renseignements soient communiqués hors du Québec.
Afin de bien informer le sinistré du traitement et de l’utilisation de ces renseignements dans le cadre d’une réclamation, il est important de clarifier :
- L’identité des tierces personnes ou entreprises auprès desquelles l’assuré-sinistré autorise une cueillette de renseignements personnels;
- L’identité des tierces personnes ou entreprises auxquelles les renseignements personnels peuvent être communiqués;
- La durée de conservation des renseignements.
Consentement dans le cadre d’un règlement de sinistre
Vous y trouverez notamment :
- Une mention des articles de loi concernés.
- Les éléments qui devraient figurer sur le formulaire de consentement.
- Des conseils pour remplir le formulaire proposé par la ChAD dans le respect de vos obligations légales et déontologiques.
- Un lien à une fiche contenant les extraits pertinents de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.