R. Puisque les instructions de la cliente sont formulées plusieurs mois d’avance, suivez ces étapes afin de procéder au non-renouvellement en bonne et due forme.

1. Assurez-vous d’avoir les coordonnées à jour de l’assurée afin de pouvoir la recontacter plus près de la date d’échéance.

2. Notez la demande de la cliente au dossier et programmez un rappel afin d’effectuer un suivi de 30 à 45 jours avant l’échéance de son contrat.

3. Quelques semaines avant l’échéance du contrat, rappelez la cliente afin de confirmer sa demande et vérifiez de nouveau ses intentions; sa situation financière peut s’être améliorée et elle peut avoir décidé de maintenir ses activités commerciales.

4. Si elle souhaite toujours ne pas renouveler son contrat, demandez une confirmation écrite. Si l’assurée vous avise verbalement, notez au dossier la date à laquelle elle vous a informé du non-renouvellement et confirmez-le-lui par écrit.

5. Donnez suite à ses instructions en communiquant à l’assureur la décision de l’assurée.

6. Si vous êtes un courtier, envoyez-lui une lettre de fin de mandat précisant le risque non renouvelé; il est possible que vous continuiez d’agir en vertu d’un autre contrat avec cette cliente. Un modèle de lettre de fin de mandat pour non-renouvellement de la police est disponible.

7. Pour bien consigner l’historique du dossier et pour permettre à un collègue de s’y retrouver en cas de plainte, n’oubliez pas de noter tous vos échanges avec l’assurée dans le dossier-client.