Q. Lors d’un sinistre, le consentement de l’assuré à la cueillette et l’utilisation des renseignements personnels doit-il obligatoirement être obtenu par écrit?

R. Le consentement peut être obtenu de façon verbale ou écrite. En cas de consentement verbal, vous devrez noter au dossier les renseignements utiles concernant vos échanges et les informations fournies, notamment l’objet de la collecte des renseignements personnels, l’utilisation qui sera faite des renseignements, les catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise, l’endroit où sera détenu le dossier ainsi que les droits d’accès ou de rectification.

La ChAD recommande d’ailleurs l’utilisation de son formulaire pour de nombreuses raisons.

Ce que dit la loi

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit que le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation d’un renseignement personnel doit être manifeste, éclairé et donné à des fins spécifiques et pour une durée déterminée^[1]. Il n’y est cependant pas précisé sous quelle forme le consentement doit être obtenu.

De plus, « La personne qui recueille des renseignements personnels auprès de la personne concernée doit, lorsqu’elle constitue un dossier sur cette dernière, l’informer :

1° de l’objet du dossier;

2° de l’utilisation qui sera faite des renseignements ainsi que des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise;

3° de l’endroit où sera détenu son dossier ainsi que des droits d’accès ou de rectification. » ^[2]

L’utilisation du formulaire de la ChAD vous permettra donc de consigner au dossier-client les renseignements nécessaires en respect de vos obligations légales et déontologiques.

Les écrits restent

L’utilisation du formulaire de consentement présente de nombreux avantages. Il permet d’informer la personne concernée (sinistrés, assurés ou tiers) sur la notion de consentement, de confirmer à un tiers que le consentement a été obtenu et de veiller à ce que la personne concernée ait compris la portée de son consentement. Cela vous permettra également, au besoin, de démontrer, preuve à l’appui, que vous avez informé l’assuré de la façon dont ses renseignements sont traités.

Somme toute, l’utilisation du formulaire facilite votre travail, protège les différentes parties impliquées et informe vos assurés sur leurs droits. Il vous permet aussi de respecter vos obligations légales et déontologiques et de regrouper et consigner dans un seul document l’information pertinente concernant l’obtention du consentement et les modalités de la cueillette.

^{[1] Article 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
[2] Article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.}