5 conseils aux experts en sinistre pour remplir le formulaire de consentement
Dans le cadre de leurs enquêtes, si les experts en sinistre ne peuvent obtenir les renseignements personnels auprès de la personne concernée, ils doivent obtenir leur consentement avant de recueillir ces renseignements auprès d’un tiers[1]. Par exemple, vous devrez obtenir le consentement de l’assuré-sinistré si vous voulez obtenir un rapport d’événement auprès des policiers.
Vous devez donc obtenir, mais également consigner dans le dossier-client, le consentement (verbal ou écrit) des personnes concernées (sinistrés, assurés ou tiers) avant toute collecte, utilisation ou communication de leurs renseignements personnels.
La Chambre de l’assurance de dommages (ChAD) vous recommande d’utiliser le Formulaire de consentement relatif à la cueillette et à la communication de renseignements personnels dans le cadre d’une réclamation pour :
- faciliter le travail des experts en sinistre;
- protéger les différentes parties impliquées;
- informer les assurés sur leurs droits;
- respecter vos obligations légales et déontologiques;
- regrouper et consigner dans un seul document l’information pertinente concernant l’obtention du consentement et les modalités de la cueillette.
Deux formulaires sont disponibles : un pour les experts mandatés par ou à l’emploi d’un assureur et l’autre pour les experts mandatés par les assurés.
Voici cinq conseils pour le remplir :
1. Si le contrat d’assurance est au nom de plus d’un assuré, vous devez également obtenir le consentement des coassurés. Il vaut mieux remplir un formulaire de consentement pour chacun des coassurés.
2. Si le formulaire est rempli par un tiers, et non par l’assuré lui-même, assurez-vous de ne pas transmettre à ce tiers, par le biais du formulaire, des renseignements personnels concernant l’assuré.
Par exemple, si vous faites signer le formulaire à un voisin qui aurait aussi subi des dommages, assurez-vous de ne pas lui divulguer des informations confidentielles, tel que le numéro de police d’assurance de votre assuré. Dans la première section du formulaire, vous pouvez toutefois préciser la date et le lieu du sinistre ainsi que le numéro de dossier de la réclamation.
3. Vous ne devriez jamais cocher automatiquement toutes les cases dans la section « Consentement à la cueillette et à la communication de renseignements personnels » du formulaire. Cela contrevient à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé [2] et au Code de déontologie des experts en sinistre[3]. En effet, il vous revient de déterminer les sujets ou les renseignements requis aux fins de l’enquête et du traitement de la réclamation.
Formulaire de consentement relatif à la cueillette et à la communication de renseignements personnels dans le cadre d’une réclamation
4. Dans la section « Consentement à la cueillette et à la communication de renseignements personnels », si vous cochez « Toute autre personne, entreprise ou organisme susceptible de fournir à l’Assureur de l’information permettant l’analyse de la réclamation » aux fins recherchées (l’objectif), vous devez mentionner de qui il s’agit dans l’espace prévu à cette fin.
5. La deuxième page du formulaire précise les droits accordés à la personne concernée, comme celui d’accéder aux renseignements personnels détenus et, au besoin, de les faire rectifier. Cette page est importante, car vous avez l’obligation de communiquer ces informations. Vous devez d’ailleurs y indiquer les coordonnées de la personne responsable des renseignements personnels au sein du cabinet et comment les droits d’accès et de rectification peuvent s’exercer. Enfin, il est recommandé de remettre une copie du formulaire complété et signé à la personne concernée.
Et en assurance des entreprises, est-ce que le consentement relatif à la cueillette de renseignements personnels est requis? Pour le savoir, lisez ce question-réponse.
Est-ce qu’un consentement écrit est nécessaire?
Si l’obtention du consentement est obligatoire, le consentement écrit n’est pas obligatoire. Dans le cas d’un consentement verbal, assurez-vous de noter au dossier toutes les informations communiquées à l’assuré en vertu de la LPRPSP[4], notamment les fins de la collecte des renseignements personnels, des moyens de collecte ainsi que les droits d’accès ou de rectification prévus par la loi.
Quoi faire si l’assuré refuse de donner son consentement?
Il faut expliquer à l’assuré que l’expert en sinistre doit enquêter le sinistre et collecter les renseignements pour effectuer le traitement de sa réclamation. L’assuré a d’ailleurs une obligation de collaborer avec l’assureur, prévue à l’article 2471 C.c.Q. En cas de refus, l’expert en sinistre pourrait ne pas être en mesure de traiter la réclamation et donner suite à la demande d’indemnisation.
Pour vous accompagner, la ChAD met à votre disposition une procédure ainsi que deux exemples de formulaires – l’un pour les experts mandatés ou à l’emploi d’un assureur et l’autre pour les experts mandatés par les assurés.
[1] Article 6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
[2] Article 5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
[3] Notamment les articles 10, 22, 23 et 58.1 du Code de déontologie des experts en sinistre.
[4] Article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
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