Q. L’utilisation du formulaire de consentement relatif à la cueillette et à la communication de renseignements personnels est-elle requise lors du traitement d’une réclamation en assurance des entreprises?

R. Non, puisque les informations liées aux entreprises ne sont pas des renseignements personnels. L’utilisation d’un tel formulaire n’est pas requise.

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.^[1]

Cependant, l’obligation de respecter la confidentialité des renseignements recueillis demeure :

L’expert en sinistre ne doit pas divulguer, autrement que conformément à la loi, les renseignements personnels ou de nature confidentielle qu’il a obtenus ni les utiliser au préjudice d’une partie en cause ou en vue d’obtenir un avantage pour lui-même ou pour une autre personne.^[2]

Or, si le consentement n’est pas exigé pour la cueillette et l’utilisation des renseignements d’une entreprise, il est cependant obligatoire dans le cas où vous devriez recueillir ou communiquer des renseignements concernant une personne physique, et ce, même dans le cadre du traitement d’une réclamation en assurance des entreprises.

Par exemple, si vous constituez un dossier personnel à l’égard d’un employé de l’entreprise ou d’un tiers qui s’est blessé et qui réclame des dommages à l’entreprise, l’utilisation du Formulaire de consentement relatif à la cueillette et à la communication de renseignements personnels dans le cadre d’une réclamation est fortement recommandée pour faciliter votre travail, protéger les différentes parties impliquées, respecter vos obligations légales et déontologiques ainsi que regrouper et consigner dans un seul document l’information pertinente concernant l’obtention du consentement et les modalités de la cueillette.

Pour en savoir plus sur les obligations relatives à la protection des renseignements personnels, visitez cette page ou suivez la formation Renseignements personnels lors d’un sinistre : comprendre, utiliser et expliquer le formulaire de consentement (AF1020), animée par M^e Ingi Khouzam et offerte sur la plateforme ÉduChAD.

^{[1] Article 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.}

^{[2] Article 23 du Code de déontologie des experts en sinistre.}