Vous devez en tout temps éviter qu’un tiers interfère dans le dossier de votre client^[1], que ce soit un père qui magasine l’assurance automobile de son enfant, un créancier qui s’ingère dans la demande d’assurance d’un propriétaire ou une petite-fille qui tente d’aider son grand-père dans sa réclamation.

D’ailleurs, soyez vigilant avec les assurés protégés par le contrat – conducteurs occasionnels ou personnes habitant sous le même toit – et les assurés désignés aux conditions particulières qui sont habilités à demander des modifications : seuls ces derniers peuvent vous fournir des renseignements et les instructions.

L’assuré détenteur du contrat (ou les assurés, le cas échéant) doit vous transmettre une autorisation écrite (ou verbale, en dernier recours) précisant qu’une personne a été mandatée pour agir en son nom.

En tout temps, vous devez prendre les précautions pour protéger les intérêts de l’assuré désigné au contrat. Par exemple, si le fils de l’assurée veut payer l’assurance pour sa mère hospitalisée temporairement, il va de soi que cette décision ne nuit pas à l’assurée, au contraire, elle vise à maintenir les conditions au contrat. Cependant, si celui-ci vous demande de diminuer ou de modifier les protections prévues au contrat de sa mère, vous devez sans faute obtenir un consentement ou, à défaut, refuser la demande puisque cette action pourrait causer un préjudice à l’assuré.

L’assuré est incapable de fournir un consentement? Notez au dossier la requête de la tierce personne, avisez l’assureur de la situation et informez la personne qu’à la réception d’une procuration vous serez en mesure de procéder à la demande. Sensibilisez cette personne aux conséquences des modifications demandées et à l’obligation d’avoir le consentement de l’assuré désigné au contrat.

Dans le cas où vous auriez déjà obtenu cette procuration, mais que l’assuré est dorénavant dans l’incapacité de s’occuper de son dossier de façon permanente – coma ou perte de capacités cognitives, par exemple – vous devez obtenir un mandat d’inaptitude dûment homologué. 

Advenant un décès, l’agent ou le courtier doit être avisé avec preuve (certificat de décès) pour que l’assurance soit transférée à la succession^[2], il devra alors expliquer à la succession leurs obligations liées au contrat d’assurance.

Enfin, n’oubliez pas de consigner les instructions reçues au dossier-client. 

^{[1] Article 37(3) du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages.
[2] Article 2476 du Code civil du Québec : « Lors du décès de l’assuré, de sa faillite ou de la cession, entre coassurés, de leur intérêt dans l’assurance, celle-ci continue au profit de l’héritier, du syndic ou de l’assuré restant, à charge pour eux d’exécuter les obligations dont l’assuré était tenu. »}