Les représentants en assurance de dommages et experts en sinistre qui travaillent à l’extérieur du cabinet ou à leur domicile doivent suivre des règles entourant la confidentialité des dossiers-clients.

Les règles en bref :

• Le poste de travail à domicile doit être en retrait des activités des résidants du domicile, dans une pièce fermée.
• L’accès au système informatique du cabinet doit être sécurisé et l’ordinateur doit être doté de logiciels de sécurité.
• Les dossiers physiques ne doivent jamais être laissés à la vue des résidants et des visiteurs.
• Les documents (p. ex., notes, dossiers dont le délai de conservation est expiré) doivent être déchiquetés avant d’être recyclés.
• Les dossiers-clients contenus dans un portable doivent se limiter aux dossiers en cours de traitement et des copies de sauvegarde doivent être effectuées régulièrement.
• Les sommes d’argent perçues doivent être déposées sans délai dans un compte séparé.
• Les dossiers-clients doivent être conservés dans un classeur résistant au feu.

Ces règles s’appliquent également aux représentants autonomes.