Tenue de dossiers-clients et notes aux dossiersTenue de dossiers-clients et notes aux dossiers

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1. Tenue de dossiers et notes aux dossiers (experts en sinistre)L’expert en sinistre a l’obligation de tenir adéquatement ses dossiers de réclamation, mais également d’y inclure le contenu exigé légalement et d’y inscrire des notes complètes et objectives concernant les échanges, les conversations, les actions posées et les conseils fournis aux sinistrés. http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/55/1-tenue-de-dossiers-et-notes-aux-dossiers-experts-en-sinistre1. Tenue de dossiers et notes aux dossiers (experts en sinistre)L’expert en sinistre a l’obligation de tenir adéquatement ses dossiers de réclamation, mais également d’y inclure le contenu exigé légalement et d’y inscrire des notes complètes et objectives concernant les échanges, les conversations, les actions posées et les conseils fournis aux sinistrés.
2. Tenue des dossiers-clients et notes aux dossiers (représentants)La tenue des dossiers-clients et les notes aux dossiers sont essentielles pour assurer un suivi adéquat. http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/54/2-tenue-des-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers-representants2. Tenue des dossiers-clients et notes aux dossiers (représentants)La tenue des dossiers-clients et les notes aux dossiers sont essentielles pour assurer un suivi adéquat.
Assurer la confidentialité des dossiers-clients gérés à domicileLa ChAD propose des règles à l’intention des représentants qui travaillent à domicile ou à l’extérieur du cabinet.http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/56/assurer-la-confidentialite-des-dossiers-clients-geres-a-domicileAssurer la confidentialité des dossiers-clients gérés à domicileLa ChAD propose des règles à l’intention des représentants qui travaillent à domicile ou à l’extérieur du cabinet.
Diminution de protection en cours de contratLe représentant doit obtenir le consentement écrit de l’assuré au préalable. http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/57/diminution-de-protection-en-cours-de-contratDiminution de protection en cours de contratLe représentant doit obtenir le consentement écrit de l’assuré au préalable.
Les règles de conservation des dossiers-clientsLes cabinets et les professionnels doivent conserver leurs dossiers dans leur intégralité jusqu’à l’expiration du délai de cinq ans après la dernière transaction au dossier.http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/59/les-regles-de-conservation-des-dossiers-clientsLes règles de conservation des dossiers-clientsLes cabinets et les professionnels doivent conserver leurs dossiers dans leur intégralité jusqu’à l’expiration du délai de cinq ans après la dernière transaction au dossier.
L’importance de tout noter au dossierDes notes claires au dossier permettent de gérer efficacement les plaintes ou, mieux encore, de les éviter.http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/58/limportance-de-tout-noter-au-dossierL’importance de tout noter au dossierDes notes claires au dossier permettent de gérer efficacement les plaintes ou, mieux encore, de les éviter.
L’importance d’une tenue de dossiers adéquateQu’ils soient vétérinaires, dentistes, avocats ou encore agents, courtiers en assurance de dommages ou experts en sinistre, tous les professionnels ont une obligation universelle commune : celle de documenter les dossiers-clients en y notant chacune de leurs interventions de façon exacte et détaillée. http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/535/limportance-dune-tenue-de-dossiers-adequateL’importance d’une tenue de dossiers adéquateQu’ils soient vétérinaires, dentistes, avocats ou encore agents, courtiers en assurance de dommages ou experts en sinistre, tous les professionnels ont une obligation universelle commune : celle de documenter les dossiers-clients en y notant chacune de leurs interventions de façon exacte et détaillée.
Un enregistrement vocal remplace-t-il une note au dossier?L’enregistrement téléphonique est considéré comme un document électronique pouvant être utilisé comme preuve, mais il ne se substitue pas à l’obligation de notes aux dossiers.http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/355/un-enregistrement-vocal-remplace-t-il-une-note-au-dossierUn enregistrement vocal remplace-t-il une note au dossier?L’enregistrement téléphonique est considéré comme un document électronique pouvant être utilisé comme preuve, mais il ne se substitue pas à l’obligation de notes aux dossiers.
Une tenue de dossier-client défaillante conduit à une négligenceLe fait de ne pas transmettre en temps utile une information à son client constitue une faute professionnelle, comme le démontre l’histoire qui suit.http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/60/une-tenue-de-dossier-client-defaillante-conduit-a-une-negligenceUne tenue de dossier-client défaillante conduit à une négligenceLe fait de ne pas transmettre en temps utile une information à son client constitue une faute professionnelle, comme le démontre l’histoire qui suit.
Utilisation des portails des assureurs et l’accès aux dossiers-clients Le recours aux portails des assureurs ne libère pas les cabinets de leur obligation de conserver une copie des dossiers-clients. Une règle d’or : avoir un accès constant aux dossiers de ses clientshttp://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/61/utilisation-des-portails-des-assureurs-et-lacces-aux-dossiers-clientsUtilisation des portails des assureurs et l’accès aux dossiers-clients Le recours aux portails des assureurs ne libère pas les cabinets de leur obligation de conserver une copie des dossiers-clients. Une règle d’or : avoir un accès constant aux dossiers de ses clients