​À conserver pendant au moins cinq ans

L’article 15 du Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres stipule :

« Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome doit conserver ses dossiers clients pour une période d’au moins cinq ans à compter du dernier des événements suivants:

• la fermeture définitive du dossier du client;
• la date de prestation du dernier service rendu au client;
• selon le cas, l’échéance sans renouvellement ou remplacement du dernier produit vendu au client. »

Au cours des cinq premières années

Il est recommandé aux représentants de faire signer un engagement de confidentialité à toute personne non certifiée ayant accès à leurs dossiers. Si le cabinet ou le professionnel fait affaire avec une firme d’archivage, il doit s’assurer que son contrat contient une telle clause.

​Après cinq ans

Qu’ils soient conservés sur support papier ou numérique, les dossiers doivent être détruits en toute sécurité. Si vous le faites vous-même, déchiquetez les documents en papier avant de les mettre au recyclage et effacez les fichiers informatiques de vos disques durs de façon irréversible.