Congé des fêtes : fermeture des bureaux de la ChAD 

Les bureaux de la ChAD seront fermés du 26 décembre 2022 au 2 janvier 2023 inclusivement. Pour toute question, vous pouvez nous écrire à info@chad.qc.ca ou en utilisant le formulaire électronique.

Nous répondrons aux demandes à partir du 3 janvier 2023, dès notre retour au bureau.

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Les règles de conservation des dossiers-clients

Date de publication : 1 décembre 2011 | Dernière mise à jour : 2 décembre 2020

​À conserver pendant au moins cinq ans

L’article 15 du Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres stipule :

« Tout cabinet, représentant autonome ou société autonome doit conserver ses dossiers clients pour une période d’au moins cinq ans à compter du dernier des événements suivants:

  • la fermeture définitive du dossier du client;
  • la date de prestation du dernier service rendu au client;
  • selon le cas, l’échéance sans renouvellement ou remplacement du dernier produit vendu au client. »
Si vous avez des clients fidèles depuis, par exemple, plus de 10 ans, vous devez conserver l’intégralité de leur dossier pendant toute cette période, et même plus. Les cabinets et les professionnels doivent conserver leurs dossiers dans leur intégralité jusqu’à l’expiration du délai de cinq ans après la dernière transaction au dossier.
Me Jannick Desforges
Directrice du service des affaires corporatives, formation et conformité à la ChAD
Au cours des cinq premières années

Il est recommandé aux représentants de faire signer un engagement de confidentialité à toute personne non certifiée ayant accès à leurs dossiers. Si le cabinet ou le professionnel fait affaire avec une firme d’archivage, il doit s’assurer que son contrat contient une telle clause.

​Après cinq ans

Qu’ils soient conservés sur support papier ou numérique, les dossiers doivent être détruits en toute sécurité. Si vous le faites vous-même, déchiquetez les documents en papier avant de les mettre au recyclage et effacez les fichiers informatiques de vos disques durs de façon irréversible.

Si vous choisissez de confier la destruction de vos dossiers à une entreprise spécialisée, assurez-vous que votre contrat contient une clause de confidentialité et exigez la signature de toute personne qui aura à manipuler vos documents.
Me Jannick Desforges
Directrice du service des affaires corporatives, formation et conformité à la ChAD