Certains représentants en assurance de dommages utilisent les portails des assureurs pour monter le dossier de leurs clients.

Une telle pratique fait en sorte que certains cabinets ne conservent aucune copie physique ou électronique des dossiers de leurs clients. Ce n’est pas le fait d’avoir accès au dossier sur un serveur externe qui constitue un problème, mais plutôt le risque de ne pas pouvoir le fournir sur demande dans un délai raisonnable et sous une forme compréhensible.

Deux solutions s’offrent aux représentants. Dans les deux cas, on doit s’assurer de mettre la copie du dossier à jour dès qu’une modification est apportée :

• L’option traditionnelle : conserver une copie papier du dossier dans un classeur du cabinet.
• L’option informatique : conserver une copie de sauvegarde dans un ordinateur du cabinet, sur un disque dur externe ou encore sur un serveur interne ou externe (en s’assurant de respecter les règles sur la confidentialité).