Un enregistrement vocal remplace-t-il une note au dossier?Un enregistrement vocal remplace-t-il une note au dossier?http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/355/un-enregistrement-vocal-remplace-t-il-une-note-au-dossier

​​​​​Les enregistrements téléphoniques sont considérés comme des documents électroniques1 et peuvent être utilisés en preuve. Or, cette preuve vocale ne se substitue pas à l’obligation déontologique des notes aux dossiers.


Noter. Noter. Noter.
Si le système du cabinet permet d’ajouter un enregistrement téléphonique au dossier du client, l’agent, le courtier ou l’expert en sinistre doit tout de même accompagner cette pièce jointe électronique de notes au dossier, tels : 

  • la date; 
  • l’heure; 
  • les interlocuteurs; 
  • la référence aux documents annexés;
  • un résumé écrit de la conversation et des actions à prendre (mandats reçus et exécutés, offres ou refus d’indemnisation, etc.).


Si on doit modifier le contenu d’un document électronique, il faut : 

  • documenter la méthode utilisée pour effectuer la modification; 
  • préciser ce qui a été modifié et pourquoi; 
  • noter la date, le nom et les coordonnées des personnes impliquées dans ces modifications.


Une signature obligatoire
Un enregistrement vocal ne suffit pas lorsque la signature du client est requise : 

  • ​si le client résilie sa police d’assurance en cours de mandat2
  • lorsque l’assureur modifie le contrat en cours de terme, dans le but par exemple de réduire ses engagements ou d’accroître les obligations de l’assuré, autres que l’augmentation de la prime .

Bien qu’aucune signature ne soit requise pour la proposition d’assurance, il est avantageux de la faire signer puisqu’en cas de conflit, elle pourrait être interprétée contre le représentant.

Si un représentant doit s’absenter pour quelque raison que ce soit, il doit s’assurer qu’un collègue pourra reprendre les dossiers de ses clients et y comprendre la chronologie des actions posées. La recette : noter, noter, noter.


1. Loi sur la preuve au Canada.
2. Article 2477 du Code civil du Québec.

20/11/2014 16:50:45http://docs.chad.ca/SiteCollectionDocuments/2014-09-chadpresse-conformite-enregistrement-vocal.pdf