Pandémie Coronavirus – Conseils pour bien respecter vos obligations professionnelles
Considérant que le télétravail est d’usage en cette période où la priorité est de limiter la propagation du coronavirus (COVID-19) au sein de la population québécoise et que vos activités professionnelles pourraient être au ralenti, voici quelques conseils pour vous permettre de bien respecter vos obligations déontologiques au cours des prochaines semaines.
1. Soyez transparent avec vos clients quant à votre disponibilité durant cette période. Cela peut vouloir dire que, même si les standards de service et les délais de retour d’appels habituels ne peuvent être respectés, il faut gérer les attentes du client et lui indiquer un délai raisonnable, dans les circonstances, dans lequel il peut s’attendre à recevoir un retour d’appel.
2. Si vos activités sont ralenties, priorisez vos activités selon leur niveau d’importance. Nous vous suggérons quatre activités jugées essentielles. Ces priorités vous sont données à titre indicatif. Il vous appartient d’en discuter avec votre employeur :
- Agent ou courtier en assurance de dommages :
- Assurer le service à la clientèle.
- Traiter les renouvellements de police ou les nouveaux contrats.
- Informer les sinistrés quant aux couvertures en vigueur.
- Rapporter les réclamations à l’assureur.
- Expert en sinistre :
- Assurer le service à la clientèle.
- Régler les dossiers urgents.
- Informer les sinistrés quant aux mesures d’urgence et de préservation à prendre.
- Assurer l’indemnisation des sinistrés.
3. Confidentialité et protection des renseignements personnels :
Les obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels demeurent, même lorsqu’un représentant est appelé à travailler dans des circonstances inhabituelles.
Par exemple, si vous êtes appelé à faire du télétravail, les conversations téléphoniques et les dossiers-clients doivent continuer à être protégés. Vous devez prendre tous les moyens nécessaires pour assurer, en tout temps, la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous avez en votre possession, peu importe le lieu où ils se trouvent ou leurs supports de conservation.
À titre d’exemple :
- Évitez de laisser vos dossiers contenant des renseignements personnels à la vue du public ou des résidants de votre domicile. Rangez-les dans des classeurs fermés et verrouillés.
- Utilisez des outils technologiques adéquats : mots de passe confidentiels, systèmes de cryptage de données, pare-feu, etc.
- Placez le télécopieur du bureau dans un endroit où les télécopies seront à l’abri des regards indiscrets. Assurez-vous que seules les personnes autorisées à prendre connaissance des renseignements personnels peuvent avoir accès à cette information.
Enfin, vous devez assurer la confidentialité des renseignements qui vous sont fournis verbalement. Par exemple, le poste de travail à votre domicile ne devrait pas être situé dans une aire ouverte où vos conversations téléphoniques d’affaires confidentielles pourraient être entendues.
Pour en savoir plus, relisez notre Procédure pour la protection des renseignements personnels
Pour toute question liée à votre pratique professionnelle, n’hésitez pas à nous joindre par courriel à info@chad.qc.ca ou par téléphone au 514 842-2591, poste 609.
Rappel de l’Autorité des marchés financiers quant au plan de continuité des affaires
Vendredi dernier, l’Autorité des marchés financiers a rappelé aux cabinets de services financiers, aux sociétés autonomes et aux représentants autonomes la nécessité d’assurer la continuité de leurs activités, notamment, quant à la disponibilité des services aux consommateurs. Consultez l’infolettre Info-conformité du 13 mars.
La ChAD poursuit ses activités
La ChAD a mis en œuvre les mesures recommandées par le gouvernement du Québec pour les entreprises afin de participer aux efforts collectifs nécessaires pour limiter la propagation du coronavirus (COVID-19) au sein de la population québécoise. Le télétravail est donc demandé à l’ensemble de ses employés. Pour l’instant, ces mesures n’affectent pas son offre de services ni ses opérations. Toutefois, certaines activités pourraient être ralenties ou reportées. Pour en savoir plus.