Un renseignement personnel est un renseignement qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier. 

Ce renseignement peut prendre plusieurs formes : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée. Par exemple, il pourrait s’agir de courriels, de notes au dossier, de photos, d’enregistrements de conversations téléphoniques ou de vidéos. 

Par exemple, on retrouve souvent les renseignements personnels suivants dans les dossiers d’assurances : 

• Renseignements d’identité : nom, adresse du domicile, numéro de téléphone du domicile ou cellulaire, adresse de courriel; 
• Renseignements financiers : dossier de crédit, numéro de compte bancaire ou de carte de crédit; 
• Renseignements d’activités personnelles : rapport du Fichier central des sinistres automobiles ou de la Société d’assurance automobile du Québec. 

Vous devez obtenir un consentement à la collecte, à l’utilisation et la communication de renseignements personnels auprès de chacun des co-assurés. 

Oui. La Loi prévoit quelques exceptions au principe de la confidentialité. 

Par exemple, si un dossier fait l’objet d’une enquête par le syndic de la Chambre de l’assurance de dommages, le syndic peut demander et obtenir ces renseignements sans le consentement de l’assuré. De la même façon, un tribunal peut, dans certaines circonstances, permettre à un représentant de témoigner au sujet des renseignements personnels d’un assuré. 

Également, un courtier en assurance de dommages qui désire recouvrer une somme d’argent qui lui est due peut engager une agence de recouvrement qui possède un permis de l’Office de la protection du consommateur et lui communiquer les renseignements nécessaires pour que l’agence puisse effectuer son travail.

La ChAD a produit un formulaire de consentement relatif à la collecte et à la communication de renseignements personnels dans le cadre du règlement d’un sinistre. Ce formulaire respecte les principes de la Loi et peut servir de modèle de formulaire de consentement à la collecte et la communication de renseignements effectuées pour d’autres fins. 

Il contient tous les éléments suivants : 

• L’objet du dossier; 
• L’identité des personnes auprès desquelles l’assuré autorise une cueillette de renseignements personnels; 
• L’identité des personnes auprès desquelles l’assuré permet la communication de renseignements personnels; 
• L’utilisation qui sera faite des renseignements recueillis ou communiqués; 
• La nature des renseignements échangés; 
• La période de validité du consentement; 
• L’endroit où sera détenu le dossier constitué; 
• Le droit d’accès et de rectification au dossier. 

Lorsque vous recevez une demande d’accès ou de rectification des renseignements personnels, vous devez : 

• Vérifier l’identité du demandeur et valider le droit d’accès de celui-ci; 
• Noter la date de réception de la demande; 
• Donner suite à la demande le plus rapidement possible et, au plus tard, dans les 30 jours de la réception de cette dernière; 
• Si vous refusez une demande d’accès, informez par écrit le demandeur. Expliquez les raisons de votre refus et faites référence aux dispositions de la Loi sur lesquelles s’appuie votre décision. De plus, informez le demandeur de ses recours. La Commission d’accès à l’information met à votre disposition un modèle d’avis de recours; 
• Si vous refusez une demande d’accès, conservez le renseignement faisant l’objet de la demande le temps requis pour permettre au demandeur d’épuiser ses recours prévus par la Loi; 
• Si vous recevez une demande de rectification afin d’ajouter ou de modifier un renseignement personnel inscrit dans un dossier : transmettez sans frais au demandeur une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté à son dossier; 
• Si vous enlevez un renseignement personnel d’un dossier à la suite d’une demande de rectification : transmettez au demandeur une attestation du retrait d’un renseignement personnel.