L’Autorité des marchés financiers (l’Autorité) a publié le 1^er juin dernier des modifications réglementaires relatives aux activités externes des représentants assujetties à la LDPSF.

Ces changements sont entrés en vigueur le 2 décembre 2023.

Selon l’Autorité, une activité externe englobe toute occupation, fonction, ou activité exercée auprès du public, autre que l’activité de représentant, qu’elle soit rémunérée ou non, et qu’elle soit exercée à temps plein ou à temps partiel, pour une période déterminée ou non.

Les nouvelles règles révoquent certaines dispositions du Règlement sur l’exercice des activités des représentants, précisant comment un représentant peut mener une « activité externe ». Les cabinets devront également se conformer à de nouvelles exigences.

I. Les obligations du représentant en ce qui concerne l’exercice d’activités externes

Le représentant qui souhaite exercer une activité externe doit respecter trois conditions essentielles :

• Son activité externe ne doit pas être en conflit d’intérêts ou créer de la confusion avec l’exercice de ses activités en tant que représentant auprès de ses clients.
• Le représentant doit obtenir le consentement par écrit de la personne concernée, s’il souhaite utiliser une information privilégiée ou confidentielle reçue dans le cadre de son activité externe dans l’exercice de ses activités de représentant.
• Dans certaines situations, le représentant ne peut pas offrir de produits et services financiers à la clientèle constituée dans le cadre de son activité externe selon les règles de la séparation des clientèles.

Le représentant est tenu de déclarer à l’Autorité les seules activités suivantes :

• Les activités constituant une prestation de services liés aux finances ;
• Les actions exigeant la séparation des clientèles.

Une activité qui a été déclarée à l’Autorité avant le 2 décembre 2023 n’a pas à être déclarée de nouveau. Si le représentant est rattaché à plusieurs cabinets, il doit déclarer par écrit ses activités externes à chacun des cabinets. Pour plus d’information sur les conditions d’exercice d’une activité externe par un représentant, veuillez consulter les articles 5.1 à 5.5 du Règlement sur l’exercice des activités des représentants.

Pour accéder au formulaire pour déclarer une activité externe, cliquez ICI .

II. Les obligations applicables au cabinet

À compter du 2 décembre 2023, le cabinet doit tenir un dossier sur les activités externes de chacun de ses représentants. Ce dossier doit contenir les informations suivantes :

• La description de l’activité externe du représentant
• La déclaration écrite de l’activité externe transmise par le représentant au cabinet toutefois cela n’est pas applicable au représentant autonome.
• La date de début et la date de fin de l’activité externe si elle est connue.
• Les actions effectuées par le cabinet pour s’assurer que le représentant se conforme au Règlement.

Le cabinet doit conserver le dossier du représentant pour une période au moins cinq ans de la date de cessation du représentant pour le compte du cabinet ou à titre de représentant autonome.

Pour connaître l’ensemble des obligations du cabinet, consultez-la page dédiée sur le site de l’Autorité.

Ces modifications réglementaires visent à garantir la transparence, la conformité et la protection des clients.