Des notes claires au dossier permettent de gérer efficacement les plaintes ou, mieux encore, de les éviter.

Ce qu’il faut noter

• Les activités effectuées dans les dossiers des clients (par exemple : mandats reçus et exécutés, offres et refus d’indemnisations, protections offertes et refusées).
• Les résumés de rencontres et de conversations téléphoniques.
• Les conseils fournis aux assurés.

Ces renseignements doivent être datés et consignés d’une manière ordonnée, de sorte qu’un autre employé du cabinet puisse s’y retrouver sans problème. Peu importe le moyen utilisé – notes informatisées ou manuscrites –, tout doit être enregistré.

Pourquoi faut-il tout noter?

Le dossier client peut faire l’objet d’une vérification par le Bureau du syndic, l’inspection professionnelle, l’Autorité des marchés financiers, l’employeur et même l’assureur responsabilité professionnelle, advenant un litige. Ce dossier est donc votre soutien, votre mémoire et votre indéfectible référence.