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Saisie des listes de présences : une responsabilité des dispensateurs qui a de l’impact pour les certifiés

Date de publication : 3 mai 2021
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Nous sommes dans la deuxième année de la période de référence pour la formation continue obligatoire, les certifiés ayant jusqu’au 31 décembre 2021 pour compléter leurs UFC.

Davantage de séances de formation seront vraisemblablement données dans les prochains mois, nous désirons donc faire quelques rappels aux dispensateurs concernant notamment la saisie des présences, une étape importante pour que les certifiés se voient créditer leurs UFC.

Saisir les présences au maximum 30 jours après la séance

Les listes de présence doivent être saisies dans ÉduChAD dans un délai maximal de 30 jours après la séance. Au-delà, le système ne vous permettra plus de le faire. Respecter le délai de 30 jours vous évitera des appels de certifiés qui se demandent pourquoi la formation qu’ils ont suivie n’apparait toujours pas à leur dossier.

Nous avons créé une fiche qui vous montre pas à pas la façon la plus efficace de saisir les listes de présences sur ÉduChAD.

Vérifier régulièrement et à plusieurs reprises la présence des participants à une formation à distance

Le formateur a la responsabilité, lorsqu’il donne une formation à distance, de prendre les moyens nécessaires pour être en mesure de confirmer la présence des participants. En d’autres mots, il doit vérifier à plusieurs reprises au cours de la formation que chacun des participants suit avec attention. Cette vérification peut se faire, notamment, grâce à un contact visuel avec les participants, en leur adressant régulièrement des questions verbales ou écrites, ou encore en leur demandant de participer à un sondage en direct, par exemple.

Présenter une demande de reconnaissance complète

Lorsque vous effectuez une demande de reconnaissance de formation, il est important que le plan de cours soumis soit complet afin de nous permettre de comprendre de quoi parle la formation et ce qui apprendront les certifiés.  Lorsque les documents soumis ne nous permettent pas de bien cerner le contenu, nous devons multiplier les suivis afin de respecter rigoureusement notre processus de reconnaissance et cela peut entraîner des retards dans le traitement des demandes.  

Le plan de cours soumis doit notamment préciser :

  • Le public cible (soyez précis, si la formation ne s’adresse pas à tous les experts en sinistre, mais principalement ceux qui traitent certains types de perte, mentionnez-le, cela nous aidera à mieux cerner la formation). 
  • L’objectif de la formation (l’énoncé devrait permettre à la ChAD de comprendre comment la formation amènera les certifiés à mieux exercer leur profession). 
  • Les éléments de contenu (il est important de détailler suffisamment pour démontrer quels aspects de ces éléments seront traités, ainsi que la durée consacrée à chaque élément de contenu (cette information permet à la ChAD d’accorder des UFC dans différentes catégories).