Syndicats de copropriété : trois règles applicables en tout tempsSyndicats de copropriété : trois règles applicables en tout tempshttp://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/industrie-enjeux-et-specialites/copropriete/446/syndicats-de-copropriete-trois-regles-applicables-en-tout-tempsSyndicats de copropriété : trois règles applicables en tout temps

​​​Chaque syndicat de copropriété est unique et, par conséquent, chaque situation nécessite une évaluation particulière et spécifique des besoins à des fins d’assurance. Il existe en revanche des principes de conformité qui, eux, ne varient pas et demeurent applicables en tout temps. En voici trois.


Respecter ses limites et ses moyens

Avant d’accepter un mandat, le représentant en assurance de dommages doit tenir compte des limites de ses aptitudes, de ses connaissances ainsi que des moyens dont il dispose. Il ne doit pas entreprendre ou continuer un mandat pour lequel il n’a pas les habiletés nécessaires sans obtenir l’aide appropriée. C’est ce que prescrit l’article 17 du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages. On fait état de la même obligation à l’article 28 du Code de déontologie des experts en sinistre.

Cette obligation est d’autant plus importante que le risque que représentent les syndicats de copropriété nécessite une expertise particulière, notamment pour bien répondre aux besoins d’assurance propres au client ou encore pour évaluer les pertes subies. Prenons l’exemple d’un quadruplex converti « en condos » et d’une tour d’habitation nouvellement bâtie, munie d’un stationnement intérieur et d’un gymnase privé nécessitant la présence d’employés : bien qu’il s’agisse d’une copropriété dans les deux cas, les besoins de l’une et de l’autre seront différents.

Pour assurer chacune, le représentant devra poser des questions sur les risques associés qu’il faudra être en mesure d’anticiper pour offrir les bonnes protections. Bien connaître le domaine devient essentiel. Un représentant en assurance de dommages pourrait solliciter l’aide d’un représentant plus expérimenté ou en discuter avec les souscripteurs de l’assureur. Toutefois, il est important de faire preuve de transparence et d’en informer le client.

S’il ne peut bénéficier d’un tel soutien, le représentant devra refuser d’entreprendre le mandat ou cesser de le poursuivre, le cas échéant. Il pourra par la suite décider d’enrichir ses connaissances et de développer ses aptitudes afin de se familiariser avec ces mandats et de pouvoir les prendre en charge adéquatement.

La ChAD a d’ailleurs dressé une liste de formations accréditées : elle est offerte dans la section « Copropriété ».


Agir en conseiller consciencieux

Cette deuxième règle est au coeur même du travail des agents et des courtiers en assurance de dommages. Pour être en mesure de donner tous les conseils adaptés à la situation de son client, le représentant doit d’abord dresser le portrait le plus complet possible de sa situation. Or, pour offrir les protections appropriées au syndicat de copropriété, le professionnel doit obtenir de nombreux documents et plusieurs renseignements. Il arrive cependant que les clients ne comprennent pas pourquoi le professionnel fait de telles demandes et encore moins pourquoi leur représentant leur recommande certaines protections.

Parfois, ce sont des implications légales qu’il peut être bon de rappeler au client. Ainsi, le syndicat de copropriété a l’obligation d’assurer le bâtiment à sa valeur à neuf, comme le prescrit le Code civil du Québec. Le représentant peut ainsi conseiller au syndicat de la copropriété d’opter pour une évaluation professionnelle dans le but de déterminer une valeur assurable plus précise. Le bâtiment est-il conforme aux normes actuelles ? Le représentant peut suggérer au syndicat de faire inspecter la bâtisse pour avoir l’heure juste. Le syndicat de copropriété pourra mettre à jour le carnet d’entretien et vérifier si le fonds de prévoyance est suffisant, autant d’éléments qu’il importe de considérer lors de la souscription d’un tel risque. Si la copropriété emploie du personnel, l’agent ou le courtier en assurance de dommages peut alors rappeler au syndicat ses obligations à titre d’employeur (salaires, congés, retenues à la source) et l’inviter à en établir une liste précise.

Pour aider le syndicat à faire des choix éclairés, le représentant peut expliquer que le nombre d’unités commerciales et leur usage affectent les risques auxquels il s’expose, par exemple lorsque les locaux sont fréquentés par le public ou loués à des tiers. De la même manière, le syndicat de copropriété connaît les impacts des contrats d’entretien ou d’approvisionnement sur le budget de la copropriété, mais il ignore peut-être que si ces contrats ne sont pas respectés, il pourrait être poursuivi et que sa responsabilité civile pourrait être engagée. Le représentant doit donc expliquer au syndicat pourquoi il est nécessaire de tenir compte des contrats « importants » pour être bien protégé.

Dans tous les cas, une discussion éclairée entre le syndicat de copropriété et le représentant en assurance de dommages est nécessaire pour bien comprendre les besoins du client et le sensibiliser à l’importance d’une bonne gestion de la copropriété.


Traiter avec les bonnes personnes

Les professionnels doivent s’assurer d’éviter qu’un tiers interfère dans le dossier, selon l’article 37(3) du Code de déontologie des représentants en assurance de dommages et l’article 58(3) du Code de déontologie des experts en sinistre.

Souvent, la personne-ressource sera le président du syndicat, qui sera à même de vous diriger vers les bons interlocuteurs. Toutefois, pour s’assurer de parler aux intervenants appropriés, il est important de demander la liste et les coordonnées des membres du conseil d’administration et, le cas échéant, du gestionnaire et des signataires des comptes bancaires. Il faut également savoir qui sont les personnes habilitées à agir au nom de la copropriété pour les besoins d’assurance (et les sinistres, le cas échéant). En cas de sinistre, les autres copropriétaires pourront aussi avoir leur droit de regard, puisqu’ils ont un intérêt assurable.

Il est par ailleurs indiqué de tenir à jour la liste des personnes habilitées ainsi que leurs coordonnées. Un ancien administrateur connaissant très bien la copropriété pourrait répondre aux questions avec exactitude… mais sans y être habilité pour autant.


Un nouvel outil

Pour mieux comprendre les besoins de protection d’un syndicat de copropriété, la ChAD a créé une liste, non exhaustive, de documents et de renseignements à demander, des indispensables aux plus utiles – dont certains documents qui pourraient être importants​​ dans le cas de copropriétés plus complexes.
Téléchargez​​ cette liste à partir de la section « Rôle-conseil » à chad.ca/outils.


Des professionnels bien protégés

En tant que professionnels, les représentants sont soumis à de nombreuses obligations afin que leurs clients soient bien pro​tégés. Certaines de ces obligations visent aussi à protéger les professionnels eux- mêmes. Ainsi, annoter adéquatement les dossiers-clients et les tenir de façon organisée ne sont pas que des obligations déontologiques : ces pratiques constitueront également un moyen de défense, le cas échéant.

Par ailleurs, si le représentant remplit une fonction de gestionnaire de risque auprès du syndicat de copropriété, il a intérêt à souscrire une protection en responsabilité professionnelle adéquate en le mentionnant à son assureur. Cela lui permettra de s’assurer que ses gestes sont couverts par son assurance professionnelle. Pour en savoir plus, lire l'article « La gestion de risque et les pme​ ».​

02/02/2016 15:19:26http://docs.chad.ca/SiteCollectionDocuments/2015-12-chadpresse-conformite-syndicat-copropriete.pdf