Les règles de conservation des dossiers-clientsLes règles de conservation des dossiers-clientshttp://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/59/les-regles-de-conservation-des-dossiers-clientsconservation dossiers clients

​Les cabinets et les professionnels doivent conserver leurs dossiers dans leur intégralité jusqu’à l’expiration du délai de cinq ans après la dernière transaction au dossier. Par transaction, on entend la fermeture définitive du dossier, la date de prestation du dernier service rendu ou l’échéance sans renouvellement ou remplacement du dernier produit vendu.

​Au cours des cinq premières années
Il est recommandé aux représentants de faire signer un engagement de confidentialité à toute personne non certifiée ayant accès à leurs dossiers. Si le cabinet ou le professionnel fait affaire avec une firme d’archivage, il doit s’assurer que son contrat contient une telle clause.

​Après cinq ans
Qu’ils soient conservés sur support papier ou numérique, les dossiers doivent être détruits en toute sécurité. Les documents en papier doivent être déchiquetés avant l’envoi au recyclage et les fichiers informatiques, effacés du disque dur de façon irréversible.

11/08/2014 18:26:13http://docs.chad.ca/SiteCollectionDocuments/2011-12-chadpresse-regles-conservation-dossiers-clients-fr.pdf