1. Tenue de dossiers et notes aux dossiers (experts en sinistre)1. Tenue de dossiers et notes aux dossiers (experts en sinistre)http://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/tenue-de-dossiers-clients-et-notes-aux-dossiers/55/1-tenue-de-dossiers-et-notes-aux-dossiers-experts-en-sinistre

​​​​L’expert en sinistre a l’obligation de tenir adéquatement ses dossiers de réclamation, mais également d’y inclure le contenu exigé légalement et d’y inscrire des notes complètes et objectives concernant les échanges, les conversations, les actions posées et les conseils fournis aux sinistrés. Qui plus est, l’utilisation d’un système informatique de gestion documentaire ne diminue pas ces obligations.

 

Quelques-unes des obligations du cabinet :

  • Tenue de dossiers : 1 dossier pour 1 sinistré
  • Classement ordonné et sécuritaire
  • Identification de la date de fermeture ou de la dernière activité au dossier
  • Conservation minimale de cinq ans après la dernière activité.

 

Et de l’expert en sinistre :

  • Rédaction et conservation des documents et des renseignements exigés
  • Tenue de dossiers ordonnée et complète, et ce, incluant le travail effectué sur la route
  • Notes aux dossiers précisant la date, les détails et l’auteur.

 

Contenu minimal exigé au dossier de réclamation :

  •  Informations de base telles les coordonnées, le numéro de référence du dossier et du contrat d’assurance, la date et la nature du sinistre, etc.
  • Documents à conserver selon les circonstances, notamment le formulaire de consentement, la déclaration initiale de sinistre, des photos, la liste des biens, les devis, les échéanciers et l’estimation des coûts des travaux
  • Notes au dossier complètes et objectives contenant des faits et des détails concrets, entre autres, les conversations téléphoniques, les demandes du sinistré, les informations et explications fournies ainsi que les échanges avec les intervenants impliqués.

Pour de plus amples détails, consultez la procédure ci-dessous.

Outil

  • Procédure (Décembre ​2014)
    Vous y trouverez notamment :

    • Obligations du cabinet
    • Obligations de l’expert en sinistre
    • Précisions pour experts en sinistre indépendants
    • Contenu minimal du dossier de réclamation.

 

Loi et code de déontologie

02/03/2015 15:18:51