Faciliter la mise sur pied d'un cabinetFaciliter la mise sur pied d'un cabinethttp://chad.ca/fr/membres/pratique-professionnelle/conformite-boite-a-outils/cabinet-en-demarrage/128/faciliter-la-mise-sur-pied-dun-cabinetcabinet en démarrage

​​Quelques formulaires de l’Autorité

Veuillez noter que certains des formulaires ci-dessous doivent être acheminés à l'Autorité des marchés financiers par la poste alors que d'autres peuvent être transmis en utilisant les ser​vices en ligne​.

Important : Avant de s’inscrire en tant que cabinet en assurance de dommages, l’entreprise doit, dès sa mise sur pied, s’immatriculer auprès du Registraire des entreprises (REQ) pour être enregistrée au registre des entreprises où sont déposées et diffusées les informations juridiques relatives aux associations et entreprises autorisées à exercer au Québec. Le REQ est également chargéd’attribuer le numéro d’entreprise du Québec (NEQ) et régit la constitution, l'organisation, le fonctionnement, la liquidation et la dissolution de la grande majorité des personnes morales au Québec.

Site officiel : www.registreentreprises.gouv.qc.ca

 

Gestion du compte séparé

Un cabinet doit ouvrir et maintenir un compte séparé et s’assurer que ses représentants et ses employés y déposent sans délai toute somme perçue ou reçue du client ou en son nom. Le cabinet doit également maintenir un registre relatif au compte séparé.

L’obligation d’ouvrir et de maintenir un compte distinct de celui des opérations du cabinet a pour but d’assurer la protection du consommateur, afin que les sommes d’argent détenues pour le compte d’autrui ne puissent être confondues avec les avoirs du cabinet, dans l’éventualité où ce dernier serait en difficulté financière, par exemple, lors d’une faillite.

La ChAD met à votre disposition une fiche informative ainsi qu' un guide d’instructions afin d'expliquer pas à pas comment remplir le formulaire de conciliation globale.

 

Quelques avis de l’Autorité 

Avis précisant les règles applicables et les attentes de l’Autorité quant à la gestion des comptes séparés, en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers.

L’Autorité tient à rappeler que les articles 147 et suivants de la Loi sur la distribution des produits et services financiers ont pour objet d’assurer l’indépendance des cabinets en assurance de dommages.

En vertu de la Loi, l’Autorité considère que les grossistes qui offrent à un cabinet, à un représentant autonome ou à une société autonome des produits d’assurance de dommages d’un ou de plusieurs assureurs doivent être inscrits à titre de cabinet et que leurs employés affectés au courtage doivent être titulaires d’un certificat de courtier en assurance de dommages.

Dans le contexte de la distribution de produits et services financiers, l’indication de clients est l’action, pour une personne physique, de diriger un client vers un représentant titulaire d’un certificat (un « représentant ») ou une personne inscrite (cabinet, société autonome, représentant autonome) en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers.

L’Autorité permet, en vertu de l’article 205 de la Loi, aux représentants certifiés au Québec dans la discipline de l’assurance de dommages d’exercer leurs activités au Québec à partir de l’Ontario et, accessoirement, permet aux cabinets et aux sociétés autonomes d’exercer leurs activités par l’entremise de ces représentants, et ce, même s’ils n’ont pas d’établissement au Québec.

 

Guides, règles et directives

Règles sur les cartes professionnelles et les autres représentations 

Le Guide des Règles sur les cartes professionnelles et les autres représentations s’adresse à toute personne ou entreprise inscrite auprès de l’Autorité des marchés financiers, qui doit respecter les obligations prévues à la Loi sur la distribution de produits et services financiers en matière de publicité et représentations.

 

Obligations en matière de traitement des plaintes

Légalement, tout inscrit auprès de l’Autorité des marchés financiers doit être doté d’une politique relative au traitement des plaintes et au règlement des différends.

Vous avez cinq obligations à satisfaire en matière de traitement des plaintes reçues de vos clients :

  1. Adopter une politique de traitement des plaintes.
  2. Traiter de façon équitable chaque plainte.
  3. Envoyer un accusé de réception et un avis au plaignant.
  4. Transmettre le dossier de plainte à l'Autorité, à la demande du plaignant.
  5. Préparer et transmettre vos rapports de plaintes à l'Autorité.

L’Autorité propose une politique type de traitement de plaintes et de règlement des différends comprenant :  

-   un formulaire de plainte ou de dénonciation à l’usage du plaignant (consommateur);

-   un formulaire de transfert de dossier à l’Autorité, à l'usage du plaignant (consommateur)

L’Autorité a également émis une directive à l’égard des représentants autonomes et des cabinets comportant un seul représentant, en ce qui a trait à leurs obligations relatives au traitement juste et équitable des plaintes reçues de leurs clients.

 

Règle sur le partage de commission entre inscrits

Il est fréquent que le cabinet, la société autonome et le représentant autonome désirent partager la rémunération à laquelle ils ont droit pour la vente d’un produit ou la prestation d’un service financier. Pour le faire, ils doivent se référer aux règles sur le partage de commissions, qui est permis uniquement entre personnes autorisées par la Loi sur la distribution de produits et services financiers.

 

Directive définissant le rôle des experts

L’expertise en règlement de sinistres est strictement réservée aux titulaires d’un certificat d’expert en sinistre délivré par l’Autorité et toute personne, qui agit comme expert en sinistre sans être titulaire d’un tel certificat, commet une infraction. Cette directive rappelle et définit les activités exclusives à la discipline de l’expertise en règlement de sinistres et nécessitant la détention d’un certificat de l’Autorité.

 

Concours et mesures incitatives

Cet avis rappelle qu’un représentant ne peut, dans le cadre de ses activités, participer directement ou indirectement à des concours ou des promotions comportant des avantages qui pourraient l'inciter à conseiller ou à effectuer une vente qui ne répondrait pas aux besoins particuliers de ses clients.

23/04/2015 12:59:26